9 nghiệp vụ thư ký văn phòng dành cho dân kế toán


9 nghiệp vụ thư ký văn phòng


Bạn là người làm nghề kế toán, dù ở vị trí nào đi nữa đều phải trải qua những công việc văn phòng hằng ngày, quan trọng là nhiều hay ít mà thôi. Đôi khi bạn ngán ngẩm khi nhìn vào bàn làm việc với những mớ tài liệu chất ngất? Có rất nhiều việc cần làm ngay mà không biết nên làm việc gì trước, việc gì sau? Có khi bạn đang mắc căn bệnh điển hình của các nhân viên văn phòng thời hiện đại. Những mẹo nhỏ và kinh nghiệm sau đây có thể là phương pháp trị liệu căn bệnh nan y đó.


9 nghiệp vụ thư ký văn phòng dành cho dân kế toán
9 nghiệp vụ thư ký văn phòng dành cho dân kế toán


1. Lịch làm việc


Nhiều người dùng rất nhiều phương tiện hiện đại để lập lịch làm việc như sử dụng máy tính với phần mềm chuyên dụng (Microsoft Schedule); lịch để bàn điện tử; ghi nhớ thông tin vào máy điện thoại di động; ghi vào lịch để bàn… Tuy vậy, tất cả những thứ đó vẫn chưa thay thế được phương pháp truyền thống, rất đơn giản và hiệu quả, đó là: một cuốn sổ và một chiếc bút.


Gạch đầu dòng những việc bạn sẽ làm và sau khi đã thực hiện thì lấy bút gạch đi. Lịch làm việc là vật bất ly thân của bạn, nó theo bạn mọi nơi, mọi lúc – lên thư viện, đi làm, đi học thêm, gối đầu giường khi ngủ và ngay cả trong toa-lét (riêng khả năng cơ động này sổ và bút cũng đã hơn đứt laptop). Hơn nữa, nếu chỉ dùng máy tính, bạn sẽ trở nên rất phụ thuộc vào nó, mất điện, trục trặc phần mềm hay virus là điều không thể tránh được.


2. Rèn luyện óc tổ chức


Hãy tự đặt cho mình ba câu hỏi sau: Bạn có biết chìa khóa xe máy hiện tại của bạn đang nằm chính xác ở đâu không? Bạn có biết 9h sáng ngày mai bạn sẽ làm gì hay không? Bạn có nhớ được hết ngày sinh của mọi người trong gia đình hay không? Nếu bạn trả lời là: không hoặc không biết thì bạn chưa có óc tổ chức công việc.


Giải pháp đơn giản: rèn luyện. Tôi viết ra tất cả những việc sẽ phải làm và làm theo những gì đã viết. Sắp xếp một không gian làm việc của riêng mình sao cho mọi vật dụng trong phòng làm việc cũng như trong gia đình điều có mục đích của nó. Nếu một vật dụng tồn tại không có mục đích trong tầm mắt của tôi thì tốt nhất xếp chúng ra chỗ khác.


3. Sắp xếp lại tài liệu trong máy tính


Người ta gọi màn hình máy tính là desktop (mặt bàn). Nhiệm vụ của bạn là phải bày biện mặt bàn đó làm sao cho thuận tiện, bố trí tài liệu hợp lý vào các ngăn kéo để khi cần có thể tìm được ngay. Và cách tổ chức theo dạng thư mục hình cây là một trong những cách rất hiệu quả.


Trong từng thư mục bạn lại tổ chức thành các tệp dữ liệu. Như vậy sẽ tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm. Bạn phân chia nhỏ thành càng nhiều thư mục con càng tốt chứ không nên nhét hết tất cả các tệp vào My documents. Để dễ nhớ nên ghi lại các thư mục, các tệp tài liệu để dễ tìm hơn.


4. Sắp xếp bàn làm việc


Phần trên là bạn đã sắp xếp bàn làm việc ảo. Bây giờ sẽ sắp xếp mặt bàn làm việc thật.


Bàn làm việc nên được sắp xếp gọn gàng và ít tài liệu trên đó. Nhiều người để bàn làm việc của mình như một biển tài liệu chất ngất, nhìn đã thấy choáng không biết bắt đầu từ việc gì. Mọi thứ bạn cần như văn phòng phẩm bạn phải đặt sao cho dễ lấy, dễ sử dụng.


5. Sắp xếp thứ tự ưu tiên của từng công việc


Có bốn phương pháp cơ bản:


  • Đánh số độ khẩn cấp: việc rất gấp đánh số (1), việc bình thường đánh số (2), việc không gấp đánh số (3).

  • Dùng bút để đánh dấu công việc: việc cần làm ngay dùng bút đỏ, việc bình thường dùng bút xanh, việc có thể làm sau dùng bút đen.

  • Phân loại các giấy tờ công việc vào các cặp tài liệu có màu khác nhau. Việc khẩn cấp cho vào cặp màu đỏ; việc bình thường cho vào cặp màu xanh; việc không gấp cho vào cặp màu đen. Khi bạn trình giấy tờ cho sếp, dần dần các sếp sẽ biết được ám hiệu đó để xử lý ngay những việc khẩn cấp.

  • Dùng các phương pháp kỹ thuật để xác định thời gian phải hoàn thành công việc: có nhiều phương pháp nhưng điển hình là phương pháp dùng sơ đồ Găng.


6. Sắp xếp lại toàn bộ các tài liệu làm việc trong tuần


Mỗi tuần, bạn chỉ mất khoảng 30 phút nhưng bàn làm việc của bạn sẽ sáng sủa hẳn. Năng suất lao động của bạn sẽ tăng lên rất nhiều.


Muốn vậy, bạn hãy trả lời ba câu hỏi sau: Bạn có cần tài liệu này không? Bạn đã dùng tài liệu này chưa? Tài liệu này có ích không? Nếu câu trả lời là: Không hoặc không biết thì bạn cho luôn tài liệu đó vào thùng rác cho gọn.


7. Hãy biết từ chối nếu sếp giao quá nhiều việc


Nếu bạn đã có quá nhiều việc, nếu sếp giao thêm việc sẽ ảnh hưởng đến chất lượng công việc thì bạn nên tế nhị từ chối. Nhiều khi người quản lý đánh giá nhân viên qua hiệu quả công việc chứ không phải qua số lượng công việc.


8. Cảnh giác với các phương tiện kỹ thuật cao


Mọi vật dụng và phương tiện làm việc dù hiện đại đến đâu thì đều có tính hai mặt.


Internet mang lại nhiều tiện ích cho cuộc sống tạo ra một cuộc cách mạng thực sự nhưng cũng là cái bẫy thời gian. Nếu bạn say mê thì nó sẽ ngốn không biết bao nhiêu thời gian của bạn và cuối cùng bạn không có thì giờ để làm những việc khác.


Điện thoại di động chỉ có ích khi coi nó là phương tiên liên lạc nhưng nhiều người liên tục thay đổi điện thoại cho hợp mốt. Như vậy máy móc không phải để phục vụ con người mà con người trở thành nô lệ của máy móc.


9. Xác định được việc gì là việc quan trọng


Điều này rất quan trọng nếu bạn làm công tác quản lý. Tất cả các cán bộ quản lý từ quản lý 2-3 người cho đến nguyên thủ quốc gia có giỏi hay không chỉ phân biệt được ở chỗ: Họ biết việc nào là việc quan trọng, việc nào là việc mấu chốt.


Đây là một việc khó, đòi hỏi nhà quản lý có sự nhạy cảm đặc biệt có thể xác định được những việc có khả năng nảy sinh rắc rối. Nhà quản lý tồi hay đi vào những công việc chi tiết mà cấp dưới có thể làm được trong khi lơ là, bỏ qua những việc quan trọng.


Bạn phải loại bỏ sự rắc rối ngay từ khi nó mới còn trong trứng nước để tránh phức tạp sau này. Điều đó luôn giúp bạn chủ động trong mọi lĩnh vực.


ketoannhatnghe.com sưu tầm.

25 thoughts on “9 nghiệp vụ thư ký văn phòng dành cho dân kế toán

  1. Dương Lơ

    rất là tuyệt vời chỉ có ng trong ngành mới thấy cái hay của nó

  2. hoàng thảo

    em học chuyên ngành quản trị văn phòng.ra tết là phải thực tập rồi.Vui thì vui thật nhưng em lại có rất nhiều băn khoăn với công việc mình sắp phải làm.Các anh các chị có kinh nghiệm rôì thì chỉ bảo cho em với.mọi người liên lạc với em qua mail nhé. nhocbuontimban_92@yahoo.com

  3. Ngô Điều

    chào tất cả các anh, chị
    em là con trai lại học ngành thư ký văn phòng sinh viên chuyên ngành Thư ký văn Trường CĐSP Huế sẽ tốt nghiệp trong tháng 6 này. Điều đó không biết là lợi thế của em hay là khó khăn nữa nhưng em cảm thấy rất vui, tự hào khi học ngành này, có thể nói là mình cảm thấy phù hợp với nghề này. Trong quá trình học, mình được thầy cô, bạn bè cổ vũ, khích lệ nhưng càng gần đến ngày tốt nghiệp mình lại cảm thấy hơi lo nếu không muốn nói là có cảm giác bị khủng hoảng nghề nghiệp vì em thấy đa số diễn đàn tuyển tuyển dụng thư ký lại yêu cầu là phái Nữ, ” phái Nam không làm thư ký được Sao? “, hơn nữa, một sinh viên mới tốt nghiệp với ngành có thể nói là quá mới mẻ ở Việt Nam mình, Có cơ quan, tổ chức tuyển dụng đi chăng nữa thì lại yêu cầu kinh nghiệm. Một sinh viên mới ra trường, không cho họ có cơ hội làm việc thì lấy đâu ra kinh nghiệm thực tiễn. hy vọng rằng các nhà tuyển dụng của chúng ta nên có cái nhìn nhận khác để những sinh viên như mình có cơ hội làm việc, thể hiện bản thân.
    có anh, chị nào biết ở đâu có nhu cầu tuyển dụng làm ơn liên lạc giúp em qua Số Đt: 0121 5024 977 hoặc Email: ngodieu90@gmail.com
    em cám ơn nhiều

  4. Mailan

    Cho em hoi nhung viec can lam cua 1 nhan vien van phong va hanh chinh nhan su.can phai lam nhung cong viec gi a.em hoc ke toan ra truong nhung chua co kinh nghiem nen rat kho xin viec

  5. Giàng A Trông

    Tôi đã tốt nghiệp cao đẳng ngành công nghệ thông tin, có chứng chỉ nghiệp vụ sư phạm (dạy nghề). nhưng tôi chưa xin được công việc đâu cả, tôi xin vào làm nhân viên văn phòng tại UBND xã thì họ bảo tôi học không đúng ngành, tôi cần đi học thêm nghiệp vụ nhưng tôi cũng không biết phải học nghiệp vụ gì cả?. mong anh chị em nào biết chỉ dùng với. mình rất cảm ơn…!

    • Mr.Phụng: Chào chị A/C Trông, A/C cần định hướng nghề nghiệp? Add nick yahoo của mình vào, khi nào online mình sẽ tư vấn giúp! Nick phanbinhminhphung

      Chúc anh chị sức khoẻ và thành đạt!

  6. Hoàng Đức Khang

    Hi !
    Mình học Thư ký văn phòng tại Trường Đại học nội vụ Hà Nội (Trường Văn thư lưu trữ trước đây) ra tết đi thực tập mà chưa chưa có nơi thực tập. Hiện mình đang tìm một nơi thực tập về chuyên nghành của mình tại Hà Nội vậy mình mong ai đó vô tình đọc được tin nhắn này nghĩa là chúng ta có duyên với nhau hãy tìm cho mình một nơi thực tập nếu như có thể nhé. Hãy nhắn tin cho mình qua địa chỉ email khangtkvp@gmail.com
    Xin chân thành cảm ơn !
    Hà Nội, ngày 17 tháng 01 năm 2012./.

  7. Nguyen Ngoc Thuy Dung

    Minh hoc xong trung cap tai chinh ke toan,gio dag hoc lien thong en he cao dang nam cuoi muon xin viec lam them,nhu lam van thu chang han ,hpoa ke toan j do cung dc,,,,,minh hoc vao hai ngay cuoi tuan nen thoi gian rat ranh roi ,nha minh o ha noi co phuong tien di lai

    • Trương Thị Thùy Dung

      Toi học về nghiệp vụ văn phòng , sắp ra trương tôi chưa tìm được nơi thực tập nào phù hợp. mọi người góp ý giúp tôi.

    • Le Dao

      Chao ban Dung, cty Chi dang can 1 nv nhu em hay lien lac voi Chi theo dc email tren.

  8. Vũ Thị Thu Trang

    Thực tế, sinh viên mới tốt nghiệp đại học chuyên ngành kế toán ngày càng nhiều mà sao lại không đủ cho nhu cầu thị trường hiện hay.
    Lý do rất đơn giản là vì sinh viên mới ra trường lấy đâu ra kinh nghiệm mà khi đi xin việc có 10 cty tuyển dụng thì có đến 11 cty đòi phải có kinh nghiệm . Nghe có vẻ buồn cười nhưng sự thật là như thế.
    Cty nào cũng đòi hỏi có kinh nghiệm mới nhận . Vậy thì những người có kinh nghiệm ở đâu ra . Người ta được học và được làm thì mới có kinh nghiệm chứ. Kinh nghiệm không tự dưng mà có phải không?
    Em nghĩ rằng sinh viên mới ra trường cứ thất nghiệp dài dài vì không có kinh nghiệm nên không được tuyển dụng.

    • Mr.Phụng: Chị Trang nói cũng đúng, tuy nhiên vần còn chưa phản ánh đủ. Thực chất thì có rất nhiều công ty đăng tuyển vị trí kế toán không yêu cầu kinh nghiệm, thực tế cho thấy có rất nhiều kế toán trưởng nhiều năm kinh nghiệm đã khởi đầu từ những công ty như thế.

      Điều quan trọng là chúng ta không được bi quan, ngành nào cũng vậy chứ không riêng gì ngành kế toán mới đòi hỏi kinh nghiệm, yêu cầu đó là điều thiết yếu của các doanh nghiệp. Họ chi phí để được lợi ích từ khả năng lao động phục vụ cho doanh nghiệp của họ, không ít doanh nghiệp đầu tư con người kế thừa mới nên cơ hội cho người chưa kinh nghiệm vẫn còn.

      Trong điều kiện chưa kinh nghiệm thì phải vững lý thuyết, đọc hiểu và cập nhật tốt kiến thức thuế, trao dòi kỹ năng tin học – internet, giao tiếp… ký năng mềm là điều không thừa trong việc dự tuyển các vị trí kế toán nếu trên!

      Đôi điều chia sẻ, các a/c có ý kiến gì góp thêm!

  9. Hồng Nhung

    Anh chi cho e hoi?e vua hoc xong cao dang nganh ke toan.e di xin viec rat kho khan.nha tuyen dug deu doi kinh nghiem.nhung e moi ra truog chua co kinh nghiem.cho e hoi?neu e hoc 1 khoa hoc cua Nhat Nghe thi e dc huong quyen loi gi?
    mong anh chi tra loi giup e.

    • Mr.Phụng: Chào Nhung, bạn mới ra trường có thể xin làm trợ lý/ phụ việc kế toán hoặc kế toán viên sẽ dễ dàng hơn, vì các vị trí này không đòi hỏi kinh nghiệm nhiều lắm. Trường hợp bạn muốn ứng tuyển vị trí kế toán tổng hợp e là rất khó, vị trí này đòi hỏi bạn phải nắm vững nghiệp vụ và có thể thực hành làm sổ sách kế toán…
      Về khóa học kế toán tổng hợp thực hành thực tế tại Nhất Nghệ, học viên được học thực hành 3 nội dung chính (Báo cáo thuế, lập sổ sách kế toán, báo cáo tài chính – quyết toán năm). Sau khi học bạn có thể làm kế toán tổng hợp độc lập cho một công ty nhỏ / vừa kinh doanh thương mại – dịch vụ.

      Kết thúc khóa học bạn có thể tham gia CLB kế toán để được sự hỗ trợ từ giảng viên vào công việc thực tế đang làm.

      Cần thêm thông tin gì bạn tiếp tục phản hồi!

  10. Nguyên Thị Hiên

    Em đang muôn học thêm ngiêp vụ kê toán anh chị cho em hỏi Nhât Nghê của mình có chi nhánh ơ Hà Nôị không ạ!

    • Mr.Phụng: Chào chị Hiên, rất tiếc hiện Nhất Nghệ chưa có chi nhánh tại HN, cảm ơn sự quan tâm của chị, khi nào có thông báo mới chúng tôi sẽ cập nhật trên web này. Chúc chị sức khỏe và thành đạt!

  11. Hang

    Em đang định học thêm kinh nghiệm kế toán nên muốn hỏi là Nhất Nghệ của mình có chi nhánh ở Hải Phòng không ạ?

    • Mr.Phụng: Chào chị Hằng, rất tiếc hiện Nhất Nghệ chưa có chi nhánh tại Hải Phòng, cảm ơn sự quan tâm và ủng hộ của chị đến Nhất Nghệ!

    • hoàng thảo

      nhật nghệ có chi nhánh ở Hải Dương không ạ?

    • Mr.Phụng: Chào Bạn Hoàng Thảo, hiện Nhất Nghệ chưa có chi nhánh khác ngoài địa điểm tại TPHCM, cảm ơn bạn đã quan tâm và chúc bạn sức khỏe – thành đạt nhé!

    • hoàng thảo

      em cảm ơn anh(chị) nhiều.

  12. Meeb Tsab

    Day la mot bai viet hay.minh rat muon chia xe voi moi nguoi nhieu kinh nghiem de hoc hoi them nua.
    bo ich do!

    • Mr.Phụng: Vâng, cảm ơn bạn đã ủng hộ!

    • Le Phuong Anh

      Anh oi cho em hoi nhat nghe co chi nhanh o da nang ko anh?

    • Mr.Phụng: Chào chị Phuong Anh, rất tiếc hiện Nhất Nghệ chưa có chi nhánh tại Đà Nẵng, cảm ơn sự quan tâm và ủng hộ của chị đến Nhất Nghệ!

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *